La présentation du métier
Le Titre de Secrétaire Médical et Médico-Social est enregistré au niveau 4 au Registre National des Certifications Professionnelles (arrêté du 8 décembre 2017).
Le(a) secrétaire médical(e) secrétaire, médicosocial(e) travaille dans les structures médicales, sociales ou médico-sociales.
Selon les organisations dans lesquelles il (elle) exerce, il (elle) peut être placé(e) sous la responsabilité d’un médecin, chef de service, cadre de santé, cadre administratif, ou encadré(e) par plusieurs responsables dans le cadre d’une organisation en pôle …
Il (elle) exerce ses activités selon deux grands domaines : l’un dans le cadre de l’accueil du public, ou des usagers du service sanitaire, social, médico-social auquel il (elle) appartient, et le second dans le cadre du traitement des dossiers qu’il (elle) a en charge. Pour ce faire, il (elle) est en lien avec le public accueilli dans l’établissement : patients, usagers, familles, ou en interne et externe avec les différents professionnels concernés par l’activité (équipes médicales, sociales ou médico-sociales, administratives).
Suivant les missions, la taille de l’établissement et les organisations, les activités confiées peuvent varier en termes d’exercice principal ou secondaire ou en termes de spécialisation sur telle composante de l’activité (par exemple un dossier d’aide financière dans les structures sociales).
Le(a) secrétaire médical(e), médico-social(e) doit être en capacité de s’adapter à tous les publics, professionnels et environnements.
Personne d’interface, il (elle) doit faire preuve de capacités de communication, d’adaptabilité et de tact dans ses différentes relations tant en interne, qu’en externe et vis-à-vis du public accueilli.
Personne rigoureuse et de confiance, il (elle) doit être en capacité de traiter les dossiers avec méthode, dans le respect des process et des procédures qualité de l’établissement afin de fiabiliser les données transmises ou enregistrées.
Travaillant au sein de structures médicales, sociales ou médico-sociales, il (elle) doit avoir une connaissance de l’environnement professionnel dans lequel il (elle) exerce (caractéristiques, cadre règlementaire, vocabulaire professionnel).
Par ailleurs, il (elle) est tenu(e) de respecter la règlementation spécifique en vigueur au sein de ces établissements, et particulièrement : la confidentialité, le droit des personnes, l’« identito vigilance »… Son outil principal de travail est l’informatique (bureautiques, logiciels professionnels) pour la plupart des missions qui lui sont confiées (renseignement et traitement des dossiers, planification, prise de rendez-vous, facturation, comptes rendus, transmissions …).
Les activités principales d’un(e) secrétaire médical(e), médico-social(e) sont :
- L’accueil des patients, usagers, de leur famille, des professionnels les accompagnant, par téléphone ou physiquement. Cette phase nécessite des compétences lui permettant de communiquer, d’orienter les personnes, de gérer, organiser l’attente, et de gérer les situations sensibles dans le cadre de l’attente physique ou par téléphone, et d’intervenir en cas d’urgence dans la limite de ses responsabilités.
- La saisie, la correction et la mise en forme de documents professionnels. Cette phase nécessite des compétences lui permettant de rédiger, corriger, mettre en forme des documents professionnels (courrier, messages, comptes rendus…) en respectant les règles d’orthographe, de grammaire, d’expression écrite, de présentation ainsi que la terminologie médicale, médico-sociale.
- Le traitement, l’archivage des documents constituant le dossier patient ou de l’usager et l’organisation de l’activité. Cette phase nécessite des compétences lui permettant de gérer les rendez-vous, les plannings, de traiter et suivre administrativement les dossiers.
- La gestion et le suivi de l’activité, ceci nécessite des compétences lui permettant de réaliser des opérations de gestion courante (encaissement, devis facturation, tiers payant ….), de gestion de stock, de commandes simples et d’établir des états statistiques d’activité …
Pour ce faire, il (elle) doit être capable de :
- Accueillir, orienter et organiser l’attente du public dans le cadre d’activité médicale, sociale et médico-sociale.
- Saisir, traiter et mettre en forme de documents professionnels.
- Traiter, organiser et procéder au suivi des dossiers patients et usagers.
- Gérer et suivre l’activité
Travaillant dans un environnement informatisé, rompue à la saisie informatique rapide, elle utilise couramment les outils bureautiques et de saisie au dictaphone, les technologies de communication ainsi que des logiciels spécifiques à l’activité (plannings et gestion des rendez-vous).
Ayant accès à des informations confidentielles, le(a) secrétaire médical(e) et médico-sociale est soumise aux règles du secret professionnel et, dans le secteur sanitaire, exerce son métier dans le respect de la loi relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé.
L'objectif de la formation à l’issue du diplôme
- Développer des compétences en secrétariat médical et médico-social
- Expérimenter le terrain
- Valoriser son employabilité par l’obtention d’une certification RNCP
Les perspectives possibles
Au cours de sa carrière, elle pourra encadrer une équipe de secrétaire ou évoluer vers des fonctions de Technicien de l’Information Médicale (TIM). En secteur hospitalier, il est possible d’évoluer comme responsable de service ou coordinatrice des secrétariats médicaux.
La secrétaire médical et médico-social peut exercer dans diverses structures
Où peut-on exercer ? établissements sociaux, médico-sociaux, de santé, de services aux personnes, des organismes de protection sociale, des collectivités territoriales (Mairies, Centres Communaux d’Action Sociale, Conseils Départementaux, Conseils Régionaux…).
Ce sont principalement : des cabinets de médecins libéraux, professions paramédicales, des structures hospitalières, des maisons de retraite, des instituts médico éducatifs, des maisons d’accueil spécialisé … et aujourd’hui des plateformes de service.
Ces structures sont de statuts différents (privé, secteur associatif, public), et de tailles très différentes : allant d’un seul salarié (dans le cadre d’un cabinet médical) à plusieurs centaines de salariés (structures hospitalières).
Le métier de secrétaire médical et médico-social en image
La formation de Secrétaire Médical et Médico-Sociale en apprentissage
Se former à la profession de secrétaire médical et médico-social est possible par la voie de l’apprentissage depuis plusieurs années. Cette possibilité est envisageable pour ceux qui ont des difficultés financières ou qui souhaitent faire davantage de pratique.
ll est vrai que ce cursus offre certains avantages : en effet, travailler en alternance permet de décrocher son titre professionnel sans frais de formation et de bénéficier d’une rémunération en fonction de l’âge. En outre, un apprenti est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite du SMIC annuel.
En choisissant la formation en apprentissage pour devenir secrétaire médical et médico-social, l’apprenti sera directement immergé auprès d’une équipe de professionnels aguerris. L’un des principaux atouts de l’alternance reste le fait que la pratique est acquise bien plus vite que pour une formation classique et aussi que le réseau tissé avec les équipes permet à l’apprenti de décrocher plus facilement une proposition d’embauche à l’issue du contrat d’apprentissage correspondant à son projet professionnel.
Le plus délicat reste de trouver un employeur potentiel. Beaucoup de candidats trouvent leur employeur via leurs réseaux. Il arrive aussi que, suite à un stage qui se soit très bien passé, le candidat intègre ensuite l’équipe en apprentissage.
Le CFA FHP Nouvelle-Aquitaine accompagne à la recherche d’un contrat d’apprentissage et conseille sur la rédaction du CV, de la lettre de motivation, sur les entretiens de recrutement et sur la démarche de recherche de contrat. Car chercher un contrat d’apprentissage c’est comme chercher un emploi !
Pour tous ceux qui veulent tenter l’expérience, voici quelques clés pour réussir par la voie de l’alternance. Tout d’abord, en ce qui concerne le contrat d’apprentissage, il s’agit d’un véritable contrat de travail à durée déterminée, ce qui signifie qu’il est régi par le Code du travail. Petite spécificité, sa signature est parfois assortie d’un « engagement moral » qui incite l’apprenti à continuer à exercer dans son établissement employeur après obtention du diplôme le temps équivalent au contrat d’apprentissage. En effet, même si au niveau législatif, il n’y a pas d’engagement obligatoire à ce jour, l’employeur préfère toujours avoir un retour sur investissement. Bien sûr, après la signature du contrat, une période d’essai de 45 jours est également en vigueur. Pendant cette période, les deux parties peuvent rompre le contrat sans préavis, ni indemnité.
Enfin, l’apprenti étant un salarié comme les autres, il bénéficie des mêmes droits et demeure soumis aux mêmes obligations. Par exemple, il bénéficie des congés payés comme l’ensemble des autres travailleurs (normalement 2,5 par mois).
La spécificité de la formation en apprentissage
- Le statut de l’apprenti : les conditions de travail de l’apprenti sont les mêmes que celles soumises aux autres salariés de l’établissement ou du service.
- Période d’essai : la durée est de 45 jours consécutifs ou non, de formation pratique en entreprise effectuée chez l’employeur.
- Temps de travail : l’apprenti(e) réalise 35 heures par semaine en alternant les cours en institut et les périodes en entreprise selon un planning établi par l’institut de formation.
- Les congés payés : Conformément au Code du travail et sous réserve de dispositions contractuelles et conventionnelles plus favorables : l’apprenti capitalise 5 semaines de congés par an correspondant à 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé pendant la période de référence.
Pour la préparation directe des épreuves, l’apprenti a droit à un congé supplémentaire de cinq jours ouvrables soit 4 jours ouvrés. Pour en bénéficier, Il doit suivre les journées de révision spécialement positionnées sur le planning de l’institut de formation. Ce congé, qui donne droit au maintien du salaire, est situé dans le mois qui précède les épreuves. Il s’ajoute au congé payé prévu à l’article L. 3141-1.
Le lieu de l’apprentissage
La signature d’un contrat d’apprentissage peut se faire avec tout établissement de santé public ou privé (hôpitaux, cliniques, laboratoires d’analyses, cabinets médicaux, radiologie, établissement d’accueil de personnes âgées, établissement de santé mentale, etc…) sur le département de la Gironde (à noter que le CFA FHP Nouvelle-Aquitaine guide l’apprenti dans sa recherche d’employeur).
La signature entre les parties peut intervenir jusqu’à 3 mois avant le jour de la rentrée en formation.
La formation théorique a lieu sur le site de l’institut de formation Croix Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine où l’apprenti est inscrit site Bègles en Gironde.
Le coût de la formation en apprentissage et les avantages
- Gratuité de la formation (pour l'apprenti)
- Prise en charge de l’intégralité du coût de la formation (y compris manuels pédagogiques + certification voltaire + licence d’accès aux plateformes dans le cadre de la digitalisation de la formation).
- Des aides financières au permis de conduire, hébergement et restauration, vêtements professionnelles, prêt d’ordinateur, fonds social peuvent également être octroyées aux apprentis sous conditions d’éligibilité.
- La formation est accessible aux personnes en situation de handicap.
Les pré-requis
- Être âgé de 18 ans révolus l’année de la rentrée de la formation
- Être admis au sein de l’institut de formation Croix Rouge Compétence Nouvelle Aquitaine site de Bègles en Gironde
- Être âgé de moins de 30 ans à la signature du contrat d’apprentissage
- La limite d’âge de vingt-neuf ans révolus n’est pas applicable dans les cas suivants :
- Lorsque le contrat ou la période d’apprentissage proposés fait suite à un contrat ou à une période d’apprentissage précédemment exécutés et conduit à un niveau de diplôme supérieur à celui obtenu à l’issue du contrat ou de la période d’apprentissage précédents ;
- Lorsqu’il y a eu rupture de contrat pour des causes indépendantes de la volonté de l’apprenti ou suite à une inaptitude physique et temporaire de celui-ci ;
- Lorsque le contrat d’apprentissage est souscrit par une personne à laquelle la qualité de travailleur handicapé est reconnue ;
- Lorsque le contrat d’apprentissage est souscrit par une personne qui a un projet de création ou de reprise d’entreprise dont la réalisation est subordonnée à l’obtention du diplôme ou titre sanctionnant la formation poursuivie (exemple : dispositif d’aide individualisée Acre, Nacre ou Cape);
- Lorsque le contrat d’apprentissage est souscrit par une personne inscrite en tant que sportif de haut niveau sur la liste mentionnée au premier alinéa de l’article L. 221-2 du code du sport.
La durée du contrat d’apprentissage
La durée du contrat d’apprentissage est en moyenne de 12 mois pour 1765 heures répartis ainsi :
- Temps en entreprise : 1295 heures
- Temps en institut : 400 heures
- Atelier pédagogique personnalisé : 70 heures
La formation se déroule en 2 jours en institut et 3 jours en entreprise (selon le calendrier de formation) avec des périodes longues uniquement en entreprise.
Les dates clés pour entrer en apprentissage
Notre institut de formation partenaire, Croix Rouge Compétence Nouvelle Aquitaine propose une rentrée mi-octobre. L’inscription à la formation en apprentissage se fait via transmission au CFA d’un dossier de candidature de mai à août.
Transmettre au CFA le dossier administratif
- Copie de la pièce d’identité de l’apprenti-e
- Une lettre de motivation avec description du projet professionnel de l’apprenti-e
- Un CV
- Tout document justifiant de l’effectivité des démarches réalisées avec un employeur en vue de la signature imminente du contrat d’apprentissage.
Le contenu de la formation
Le titre professionnel de secrétaire médical et médico-sociale est composé des quatre blocs de compétences suivants dispensées sous forme de cours magistraux, de travaux dirigés, de travaux de groupe, d’e-learning…
Blocs de compétences
Compétences
- Bloc de compétence 1 : Accueillir, orienter et organiser l’attente du public dans le cadre d’activité médicale, sanitaire et médico-sociale.
- 1.1 Accueil et orientation
- 1.2 Organisation de l’attente
- 1.3 Gestion des situations sensibles
- 1.4 Réponse aux situations d’urgence : Gestes et soin d’urgence de niveau 1
- Bloc de compétence 2 : Saisir, traiter et mettre en forme des documents professionnels
- 2.1 Saisie, traitement et mise en forme
- Bloc de compétence 3 : Traiter, organiser et procéder au suivi des dossiers patients et usagers
- 3.1 Suivi administratif des dossiers
- 3.2 Réalisation de plannings et de prises de rendez-vous
- Bloc de compétence 4 : Gérer et suivre l’activité
- 4.1 Gestion des stocks
- 4.2 Réalisation d’états statistiques liés à l’activité
- 4.3 Réalisation d’opérations de gestion courante
La durée des enseignements
- Accueil : 6,25h
- Communication
- Expression orale et posture : 10h
- Communication : 10,5h
- Les différents publics : 10,5h
- Les différents professionnels de santé, identité professionnelle, métier : 7h
- Ethique et secret professionnel : 3,5h
- Environnement médico-social : 63h
- Démarche qualité - organigrammes : 7h
- Salle d'attente - ergonomie : 3,5h
- Gestion des conflits : 7h
- Formation aux gestes soins d'urgence Arrêté du 3 mars 2006 : 12h
- TRE : 2h
- Modalité d'évaluation : épreuve orale à partir d'une étude de cas portant sur l'accueil, l'orientation, la gestion de l'attente, la gestion des situations sensibles : 0,75h
- Total : 143h
- Bureautique : 74h
- Domaine médical : 100h
- Expression écrite : 20h
- Prise de notes : 3,5h
- Techniques de secrétariat, communication administrative : 14,5h
- Modalité d'évaluation : épreuve orale à partir d'une étude de cas portant sur l'accueil, l'orientation, la gestion de l'attente, la gestion des situations sensibles : 0,75h
- Total : 215h
- Gestion de l'information et archivage : 7,5h
- Plannings et rendez-vous : 10,5
- Modalité d'évaluation : une étude de cas portant sur la veille, l'archivage, la transmission de dossiers professionnels, la planification et la prise de rendez-vous : 2h
- Total : 20h
- Gestion de stocks : 5h
- Statistiques, PMSI : 5h
- Opérations de gestion courante : 10h
- Modalité d'évaluation : une étude de cas portant sur la veille, l'archivage, la transmission de dossiers professionnels, la planification et la prise de rendez-vous : 2h
- Total : 22h
La validation et l’évaluation de la certification
Bloc de compétence 1 : Accueillir, orienter et organiser l'attente du public dans le cadre d'activités médicales, sociales et médico-sociales
- Epreuve 1
Une épreuve orale à partir d'une étude de cas portant sur l'accueil, l'orientation, la gestion de l'attente, la gestion des situations sensibles : 45 minutes- Epreuve 1.1
Une évaluation en conformité avec l'arrêté du 3 mars 2006 portant sur l'Attestation de Formation aux Gestes et Soins d'Urgence et son article 4.
Art. 4 : La délivrance des trois catégories d'attestation de formation aux gestes et soins d'urgence est assurée après validation sommative de chacun des modules. Cette validation est basée sur l'évaluation pratique de l'acquisition des gestes et des comportements du stagiaires.
- Epreuve 1.1
Bloc de compétence 2 : Saisir, traiter et mettre en forme des documents professionnels
- Epreuve 2
Une étude de cas portant sur la réalisation de documents professionnels, comprenant une partir sur support informatique : 3 heures
Bloc de compétence 3 : Traiter, organiser et procéder au suivi des dossiers patients et usagers
- Epreuve 3
Une étude de cas portant sur la veille, l'archivage, la transmission de dossiers professionnels, la planification et la prise de rendez-vous : 2 heures
Bloc de compétence 4 : Gérer et suivre l'activité
- Epreuve 4
Une étude de cas portant sur la réalisation d'opérations de gestion de stocks, réalisation d'états statistiques et opérations de gestion courante : 2 heures
L’obtention de l’attestation de formation aux gestes et soins d’urgence est obligatoire dans la plupart des métiers de la santé (AFGSU). Au regard de sa responsabilité dans l’accueil du public, le(a) secrétaire médical(e), social(e)et médicosocial(e) doit être en capacité d’intervenir en cas de nécessité, dans la limite de ses responsabilités.
La Croix Rouge française a donc souhaité intégrer l’AFGSU de niveau 1, en conformité avec l’arrêté du 3 mars 2006. Concernant le personnel administratif, cette attestation porte uniquement sur le niveau 1.
La formation AFGSU proposée dans le certificat professionnel est en cohérence avec le texte réglementaire suivant : Arrêté du 3 mars 2006 relatif à l’attestation de formation aux gestes et soins d’urgence. « L’article 1er stipule : L’attestation de formation aux gestes et soins d’urgence comprend : l’attestation de formation aux gestes et soins d’urgence de niveau 1 destinée à tout personnel, administratif ou non, voué à travailler (ou exerçant au sein d’un établissement de santé ou d’une structure médico-sociale.. »
NB : Le(a) secrétaire médical(e) et médico-social(e) n’est pas habilité(e) à pratiquer des actes médicaux ou paramédicaux.
La formation de secrétaire médical et médico-social est un Titre professionnel de niveau 4.
Pour obtenir la certification, il faut avoir validé chaque bloc de compétences. Le certificat peut être acquis, ou des blocs de compétences le constituant peuvent être acquis. Les blocs de compétences sont acquis à vie. Le jury de certification délibère au regard des résultats des candidats à chaque bloc.
Le jury de certification est composé de trois personnes : un représentant de la Croix Rouge française, et deux professionnels.
En cas de validation partielle, une attestation de validation des blocs de compétences obtenus est délivrée, le jury pourra préconiser la poursuite de formation portant sur les compétences restant à acquérir. Les blocs acquis le sont définitivement. La personne pourra s’inscrire sur une session d’examen ultérieure.
Tous les candidats ayant acquis le certificat SMMS se voient également délivrer le certificat de compétences « Chargé d’accueil ». Si les candidats ont partiellement échoué au Certificat SMMS, mais qu’ils ont validé le bloc de compétences 1 : Accueillir, orienter et organiser l’attente du public dans le cadre d’activité médicale, sociale et médico-sociale, ils peuvent se voir délivrer le certificat de compétences « Chargé d’accueil »
Les méthodes pédagogiques
Les apprenants bénéficient de cours magistraux, travaux dirigés, exposés, analyses de situations clés, travaux de groupe, de recherche, travail personnel, suivi pédagogique, support vidéo, mises en situation et travaux dirigés leur permettant l’évaluation de leurs compétences de terrain.
Le suivi pédagogique fait partie intégrante de la formation. C’est une guidance, un temps de régulation. Le but du suivi pédagogique est d’accompagner l’apprenti dans l’élaboration de son projet professionnel en s’appuyant sur ses centres d’intérêts, ses capacités, en prenant en compte sa réalisation professionnelle.
Grâce à leurs expériences de terrain, les apprentis jouissent d’une adaptabilité et d’une dextérité professionnelle amplifiée.
L'accessibilité aux personnes en situation de handicap
La formation est accessible aux personnes en situation de handicap.
L’interlocuteur privilégié des apprentis en situation de handicap apporte des réponses personnalisées et adaptées à leurs besoins et à leur situation.
Le référent handicap écoute, dialogue avec l’environnement des personnes handicapées (formateurs des Instituts partenaires, maitres d’apprentissage des structures employeurs) afin de les sensibiliser et contribuer activement au projet de formation et d’insertion professionnelle.
Notre référent handicap
Développeur Apprentissage Référent handicap
Aurore SOULARD
aurore.soulard@cfafhp-na.fr
06 43 72 36 03
Nos Instituts de formations partenaires
Croix Rouge Compétence Nouvelle Aquitaine
Bât 22 – 25, Rue des Terres Neuves
33130 BEGLES
Tél : 05 57 87 64 46